Früher war die Geschäftskommunikation einfacher: Größere Unternehmen verfügten über Telefonzentralen, Empfangsmitarbeiter und Tischtelefone, während kleine und mittlere Unternehmen sowie Einzelunternehmer eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen mussten – Kunden begrüßen, Anrufe entgegennehmen, Post öffnen (und versenden) …

Bis Mitte der 90er Jahre war das Tischtelefon noch das Herzstück der Geschäftskommunikation. Vielleicht ergänzt durch einen Anrufbeantworter mit diesen Miniaturkassetten und später durch eine Voicemail – es war einfach und robust, benutzerfreundlich und unermüdlich. Es gab keinen Akku, den man aufladen musste, und keine App, die aktualisiert werden musste.

Wie ging es weiter? Zu Beginn des 21. Jahrhunderts erlebte die digitale Kommunikation einen rasanten Aufschwung. VoIP, mobile Netzwerke, WLAN, Smartphones und BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) machten die Geschäftskommunikation zunehmend mobil. Die Mitarbeiter waren nicht mehr an ein festes Telefon auf dem Schreibtisch gebunden, und das bewährte Tischtelefon wirkte allmählich wie ein Relikt aus vergangenen Zeiten.

Die Qual der Wahl

Oder etwa nicht? 

Wir nutzen nach wie vor Festnetztelefone neben Desktop-Computern, Laptops, Smartphones und Tablets. Was die Endgeräte für die geschäftliche Kommunikation angeht, haben wir offenbar die Qual der Wahl.

Was sind also die richtigen Endgeräte für Ihr Unternehmen? Für die meisten Unternehmen lautet die Antwort weder „ein einziges Gerät“ noch „unbedingt jedes Gerät“. Es kommt auf die richtige Mischung an.

Bei der Auswahl der besten Endgeräte geht es eher um die individuelle Rolle jedes einzelnen Teammitglieds als um eine Einheitslösung, die für alle gleichermaßen geeignet ist. Es geht um individuelle Anpassung und darum, jedem Mitarbeiter das perfekte Werkzeug für seine Aufgaben an die Hand zu geben. 

Lassen Sie uns das einmal genauer betrachten und untersuchen, welche Endgeräte typische Mitarbeiter benötigen könnten, um im Kommunikationsökosystem Ihres Unternehmens erfolgreich zu sein. 

Das bewährte Tischtelefon

Dieser treue Begleiter auf Ihrem Schreibtisch hat noch lange nicht ausgedient – er ist nach wie vor ein hervorragendes Endgerät für Teammitglieder, die ein hohes Anrufaufkommen bewältigen und auf eine zuverlässige Audioqualität, sofortigen Zugriff auf die Anrufsteuerung sowie ein Gerät angewiesen sind, das ausschließlich der Kommunikation dient.

Tischtelefone eignen sich besonders gut für Kundendienstmitarbeiter, Mitarbeiter am Empfang, Rezeptionisten und Mitarbeiter, die regelmäßig mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten. Sie sind auch in Konferenzräumen, Lagerhallen und gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen nützlich, in denen zahlreiche Mitarbeiter entweder an Gruppenanrufen teilnehmen oder innerhalb einer größeren Einrichtung sofort erreichbar sein müssen.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Tischtelefonen gehören:

• Kann ohne Kopfhörer verwendet werden, wodurch Probleme mit dem Akku der Kopfhörer entfallen
• Sondertasten für mehrere Leitungen, Anrufparken, Weiterleitungen und andere häufig verwendete Funktionen 
• Das Gerät hat keinen Akku (daher ist kein Aufladen nötig)
• Eine kabelgebundene Verbindung, die nicht auf WLAN angewiesen ist
• Anrufe werden weder von der Auslastung noch von der Leistung des Computers eines Mitarbeiters beeinflusst
• Immer an einem festen und vertrauten Ort verfügbar

Tischtelefone benötigen zwar nach wie vor Strom und eine zuverlässige Netzwerkverbindung, bieten jedoch ein einheitliches Telefoniererlebnis für Aufgabenbereiche, in denen Schnelligkeit, Erreichbarkeit und physische Bedienelemente für Anrufe eine wichtige Rolle spielen. 

Mobile Apps auf Smartphones

Da mittlerweile fast jeder ein Smartphone in der Tasche oder in der Hand hat, ist es sinnvoll, mobile Apps für die geschäftliche Kommunikation zu nutzen. 

Mit einer App für geschäftliche Anrufe kann ein Smartphone als Erweiterung der Telefonanlage des Unternehmens genutzt werden. Sie ist die ideale Lösung für Mitarbeiter im Hybrid- oder Homeoffice, Außendiensttechniker, Vertriebsmitarbeiter und alle anderen Teammitglieder, die viel unterwegs sind oder häufig außerhalb ihres Büros arbeiten.

Zu den Vorteilen gehören:

• Unterstützt BYOD-Richtlinien, ohne dass Mitarbeiter ein zusätzliches Mobiltelefon mit sich führen müssen
• Zeigt die Geschäftsnummer des Unternehmens anstelle der privaten Nummer des Mitarbeiters an (sofern die Anzeige der Absendernummer bei ausgehenden Anrufen ordnungsgemäß konfiguriert ist)
• Trennt geschäftliche Anrufe von privaten Anrufen innerhalb der Business-App
• Funktioniert sowohl über WLAN als auch über Mobilfunk
• Ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf geschäftliche Anrufe, Voicemail, Nachrichten, Kontakte und die Anrufliste, auch wenn sie nicht im Büro sind
• Ermöglicht es Mitarbeitern, von verschiedenen Standorten aus über eine geschäftliche Durchwahl erreichbar zu bleiben

Mobile Apps bieten Flexibilität, sind jedoch vom Akku des Smartphones, von den Berechtigungen und von der Netzwerkverbindung abhängig. Dadurch eignen sie sich ideal für mobile Tätigkeiten, sind jedoch möglicherweise nicht immer das beste primäre Endgerät für Mitarbeiter, die den ganzen Tag über ständig Anrufe bearbeiten.

Browser-Anrufe auf Desktop-Computern und Laptops

Mit der Browser-Telefoniefunktion können Mitarbeiter Anrufe direkt über einen Web-Client auf einem Desktop-Computer oder Laptop tätigen und entgegennehmen. Die „Click-to-Call“-Funktion erleichtert zudem das Starten eines Anrufs über eine im Browser oder auf einer Unternehmensplattform angezeigte Telefonnummer.

Dies ist eine hervorragende Lösung für Mitarbeiter, die sofortigen Zugriff auf Daten benötigen und sich wünschen, dass sich Telefonate nahtlos in ihren bestehenden Arbeitsablauf einfügen. Besonders nützlich kann sie für Mitarbeiter im Kundenservice und im Support sein, die mit CRM-Plattformen arbeiten, sowie für hybride und remote arbeitende Mitarbeiter und Zeitarbeitskräfte, die Telefonzugang benötigen, ohne über ein festes Bürotelefon oder eine lokal installierte Anwendung zu verfügen.

Web Real-Time Communication (WebRTC) macht dies möglich, indem es Audioübertragung in Echtzeit innerhalb eines Webbrowsers ermöglicht. Dadurch entfällt in vielen Fällen die Notwendigkeit, separate Telefoniesoftware auf dem Computer zu installieren und zu aktualisieren. 

Die Grundvoraussetzungen sind einfach: ein unterstützter Browser, ein Mikrofon oder ein Headset, eine zuverlässige Internetverbindung und ein autorisiertes Konto im Telefonsystem des Unternehmens.

Anpassung des Endgerätes an die Rolle

Es gibt keinen einzigen Endpunkt, der automatisch für jeden Mitarbeiter der richtige ist. Ein praktischer Ansatz könnte wie folgt aussehen:

• Rezeptionisten und Mitarbeiter am Empfang: Ein Festnetztelefon oder eine Desktop-Anwendung mit schnellem Zugriff auf Weiterleitungen, Parkfunktionen und Mehrfachgespräche
• Kundensupport- und CX-Mitarbeiter: Ein Browser oder eine Desktop-Anwendung mit Headset, insbesondere wenn sie auch mit CRM- und Support-Plattformen arbeiten
• Vertriebsmitarbeiter und Außendiensttechniker: Eine mobile App für Telefonate unterwegs, ergänzt durch den Zugriff über Browser oder Desktop bei der Arbeit am Schreibtisch
• Hybrid- und Remote-Mitarbeiter: Eine Kombination aus Browser-Anrufen und einer mobilen App
• Mitarbeiter im Lager und in Gemeinschaftsbereichen: Ein fest installiertes Tischtelefon oder ein anderes gemeinsam genutztes Endgerät, das stets an einem bekannten Ort verfügbar ist
• Führungskräfte und Manager: Eine Mischung aus Telefonaten am Schreibtisch, über den Browser und per Handy, je nachdem, wo und wie sie arbeiten

Dies sind eher Ausgangspunkte als starre Regeln. Das Anrufaufkommen, die Mobilität, die Netzwerkbedingungen, die Sicherheitsanforderungen, die Anwendungsabläufe und die Präferenzen der Mitarbeiter sollten alle in die endgültige Geräteauswahl einfließen. 

Die Mischung machts

Die Cloud ist ein dynamischer und sich ständig weiterentwickelnder Bereich. Die wichtigste Erkenntnis dabei ist, dass die meisten Unternehmen davon ausgehen sollten, dass sie in ihrer Kommunikationsumgebung verschiedene Arten von Endgeräten kombinieren werden. Dies sorgt für Flexibilität, insbesondere wenn ein Unternehmen wächst und expandiert. 

Durch die Auswahl aus einer Palette von Endgeräten kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die Geräte zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Das Ziel besteht darin, die richtige Kombination zusammenzustellen, wobei zu berücksichtigen ist, dass sich diese Kombination im Laufe der Zeit ändern wird, da sich Rollen, Arbeitsweisen und geschäftliche Anforderungen weiterentwickeln.

Bei Vodia bieten wir seit über einem Jahrzehnt Cloud-Telefonanlagen für Unternehmen jeder Größe an. Unsere Telefonanlage unterstützt IP-Tischtelefone und lässt sich neben nativen Mobil-, Desktop- und browserbasierten Clients auch mit Software von Drittanbietern integrieren. So erhalten Unternehmen die Flexibilität, ihre Kommunikationsumgebung ganz an die tatsächlichen Arbeitsabläufe ihrer Mitarbeiter anzupassen.

Unsere MSP-Partner können Ihrem Unternehmen dabei helfen, die einzelnen Rollen zu bewerten, geeignete Endgeräte auszuwählen und die für Ihr Unternehmen passende Kombination zusammenzustellen. Erfahren Sie mehr, indem Sie uns  kontaktieren: sales@vodia.com oder +49 (30) 55578749.