In Hotels steht der Betrieb niemals still. Gäste checken ein und aus, Zimmer werden neu belegt, Anrufe müssen die richtigen Personen erreichen und Gebühren müssen korrekt auf der Rechnung erscheinen. Wenn das Property-Management-System und die Telefonanlage getrennt voneinander arbeiten, entsteht für das Hotelpersonal unnötiger Mehraufwand.

Genau hier setzt die Integration zwischen der Vodia PBX und Cloudbeds an. Sie wurde im September 2024 eingeführt und verknüpft die Telefondienste des Hotels mit den wichtigsten Cloudbeds-Workflows. Dadurch wird automatisiert, was mit einer Zimmernebenstelle vom Moment des Check-ins bis zum Check-out des Gastes geschieht.

Diesen September feiert die Vodia-Integration mit Cloudbeds ihr zweijähriges Bestehen, doch unsere Arbeit im Bereich der Hotelkommunikation reicht weit zurück. Bereits im September 2014 führten wir unser Modul für Hotel-Property-Management-Systeme ein, das Hotels eine Möglichkeit bietet, die Vodia PBX mit ihrem PMS zu verbinden und Funktionen für Empfang, Abrechnung und Housekeeping zu automatisieren.

Seitdem haben wir unsere Kommunikationsplattform für das Gastgewerbe kontinuierlich erweitert und um neue Integrationen sowie Funktionen ergänzt, die darauf ausgelegt sind, manuelle Arbeit zu reduzieren, den Gästeservice zu verbessern und die Hotelkommunikation vernetzt zu halten.

Das Cloudbeds PMS

Cloudbeds ist eine Management-Plattform für das Gastgewerbe, die Betriebsabläufe, Vertrieb, Gästeerlebnis und Revenue Management in einem einzigen System vereint. Sie unterstützt Beherbergungsbetriebe dabei, den täglichen Betrieb zu verwalten, Direktbuchungen zu steigern, die Preisgestaltung zu optimieren und Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen. Cloudbeds wird von zehntausenden Unterkünften in mehr als 150 Ländern genutzt.

Funktionsweise

Die Vodia PBX und Cloudbeds arbeiten Hand in Hand, um sicherzustellen, dass jede Zimmernebenstelle während des gesamten Aufenthalts auf den Status des Gastes abgestimmt ist:

• Beim Check-in eines Gastes wird die entsprechende Zimmernebenstelle für ausgehende und eingehende Anrufe freigeschaltet. Zudem wird der Name des Gastes der Nebenstelle zugewiesen.
• Hotels können über Wählpläne steuern, welche externen Anrufberechtigungen gelten, einschließlich der Frage, ob Gäste berechtigt sind, internationale Anrufe zu tätigen.
• Sobald Abrechnungspläne in der Telefonanlage (PBX) konfiguriert sind, können Gesprächsgebühren basierend auf Ziel und Dauer jedes Anrufs berechnet und direkt auf das Zimmerkonto des Gastes in Cloudbeds gebucht werden.
• Beim Check-out wird die entsprechende Zimmernebenstelle zurückgesetzt und deaktiviert, um sie für den nächsten Gast vorzubereiten.
• Anrufprotokolle, Anruflisten, Chats und Voicemails des vorherigen Gastes werden gelöscht, um die Privatsphäre der Gäste zu schützen.

Diese automatisierten Arbeitsabläufe reduzieren den manuellen Verwaltungsaufwand und halten die Telefondienste des Hotels stets mit den Aktivitäten in Cloudbeds synchron.

Einrichtung der Integration

Hotels können die Vodia-App über den Cloudbeds Marketplace installieren. In der Vodia-Telefonanlage wählt ein Administrator unter den Hospitality-Einstellungen Cloudbeds aus, gibt die von Vodia bereitgestellten Anmeldedaten ein und konfiguriert die Zimmereinstellungen, wie z. B. Wahlpläne und Berechtigungen für Gastanrufe.

Vollständige Anweisungen zur Einrichtung und Details zur Konfiguration finden Sie in der Dokumentation zur Vodia-Cloudbeds-Integration.

Seit über einem Jahrzehnt unterstützt Vodia Hotels dabei, ihre Kommunikationssysteme mit der Technologie hinter ihrem Tagesgeschäft zu vernetzen. Unsere Integration mit Cloudbeds setzt diese Arbeit fort und hilft Hotelteams dabei, Routineaufgaben zu automatisieren, Gästedaten zu schützen und einen reibungsloseren Ablauf vom Check-in bis zum Check-out zu gewährleisten.

Möchten Sie Ihre Hotelkommunikation mit Cloudbeds verbinden? Kontaktieren Sie uns unter sales@vodia.com oder rufen Sie uns an unter +49 (30) 55578749.