Warum ist Voice over Internet Protocol (VoIP) eine so gute Wahl für Unternehmen jeder Größe, von Großunternehmen bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen? Einfach ausgedrückt: Es ermöglicht Unified Communications in der Cloud. 

VoIP ermöglicht die Übertragung von Sprachkommunikation über das Internet anstelle herkömmlicher oder „alter“ Telefonleitungen. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Kommunikation zu skalieren, Infrastrukturkosten zu senken und die Mobilität von Mitarbeitern im Homeoffice zu verbessern. Zudem unterstützt es Unified Communications, indem es Sprachkommunikation mit Messaging- und Kollaborationsplattformen verbindet. Es ist die Gegenwart und die Zukunft der Geschäftstelefonie und ein Eckpfeiler der digitalen Transformation jedes Unternehmens.

In diesem Jahrzehnt hat die Zahl der Unternehmen, die eine digitale Transformation vorantreiben, deutlich zugenommen, insbesondere da künstliche Intelligenz mittlerweile zu einem zentralen Bestandteil der Geschäftskommunikation, des Kundenservices, der Zusammenarbeit der Mitarbeiter und der Produktivität geworden ist. Für viele Unternehmen überwiegen die Flexibilität und die Möglichkeiten der Cloud mittlerweile bei weitem die Vorteile, die mit dem Weiterbetrieb einer veralteten Telefonanlage verbunden sind. 

Der Einstieg in die Cloud

Der Einstieg in die Cloud ist ganz einfach. Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich die Einführung schnell und unkompliziert durchführen, ohne den Betrieb nennenswert zu beeinträchtigen. Auch die Umstellung Ihres Teams auf die neuen Funktionen und Apps des VoIP-Systems dürfte nicht lange dauern, während Ihr Unternehmen bereits von den gesenkten Telefoniekosten profitiert. 

Allerdings gibt es eine Reihe von Fehltritten, die ein ehrgeiziges Unternehmen bei der Einleitung seiner digitalen Transformation begehen könnte. Werfen wir einen Blick auf einige davon. 

Bandbreite

Eine ausreichende Bandbreite ist für die Einführung einer Cloud-PBX von entscheidender Bedeutung, insbesondere da Videogespräche in der Geschäftskommunikation immer mehr an Bedeutung gewinnen. Jedes Unternehmen, das auf die Cloud umsteigen möchte, muss sicherstellen, dass es über genügend Bandbreite verfügt, um mehr als nur Sprachverbindungen zu unterstützen – die Glasfaserverbindung muss schnell und stabil sein. Sobald das Unternehmen in der Cloud arbeitet, muss es einen wachsenden Bandbreitenbedarf bewältigen können.   

Ihr erster Schritt sollte eine Bewertung der Netzwerkbereitschaft sein. Als allgemeine Planungsrichtlinie gilt, dass Sie je nach Codec und Netzwerkkonfiguration mindestens 100 kbit/s Upload-/Download-Geschwindigkeit pro gleichzeitigem Anruf benötigen. Eine Quality-of-Service-Richtlinie (QoS) auf jedem Ihrer Router kann ebenfalls dazu beitragen, den Sprachverkehr gegenüber dem allgemeinen Webverkehr zu priorisieren. 

Ohne ausreichende Bandbreite und die richtige Netzwerkkonfiguration kann es zu Gesprächsabbrüchen, schlechter Tonqualität, Verzögerungen und Verbindungsabbrüchen kommen, insbesondere wenn andere analoge Geräte – wie Alarmanlagen, Aufzüge oder Faxgeräte – dasselbe Netzwerk nutzen. 

Hardware

Bei vielen VoIP-Systemen können Sie Ihre vorhandenen Computer und Tischtelefone weiterhin nutzen. Vor der Installation müssen Sie jedoch prüfen, welche Geräte mit Ihrem neuen System kompatibel sind. Ältere oder nicht mehr unterstützte Tischtelefone sind möglicherweise nicht mit Ihrer neuen Firmware oder modernen VoIP-Funktionen kompatibel. Dies kann zu Problemen wie einseitiger Audioübertragung, fehlgeschlagener Konfiguration und fehlgeschlagenen Weiterleitungen führen (mit entsprechenden Auswirkungen auf den Kundenservice und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter). 

Sie müssen verstehen, wie jedes Ihrer Geräte innerhalb eines Cloud-Ökosystems funktioniert; seien Sie darauf vorbereitet, dass einige davon möglicherweise nicht mit Ihrer neuen Telefonanlage kompatibel sind. Leider bedeutet dies, dass Sie sich möglicherweise von Geräten trennen müssen, die Sie seit mehr als einem Jahrzehnt nutzen, da diese Telefone höchstwahrscheinlich die aktuellen SIP-Standards (Session Initiation Protocol) nicht unterstützen. Sollten Sie einen Teil oder die gesamte Hardware ersetzen müssen, sollte Ihr Managed Service Provider (MSP) Sie bei der Auswahl der für Ihr System am besten geeigneten Geräte beraten können.  

Analoge Geräte

Sobald Sie auf die Cloud umgestiegen sind, sind Ihre Tischtelefone nicht mehr die einzigen Geräte, die Sie berücksichtigen müssen. Zu Ihrer bestehenden Infrastruktur gehören möglicherweise auch Alarmanlagen, elektronische Türschlösser, Notruftelefone, Beschallungsanlagen … und sogar Faxgeräte. 

Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie eine vollständige Bestandsaufnahme aller analogen Geräte in Ihren Räumlichkeiten vornehmen, damit Sie wissen, was Sie mitnehmen. 

Einige dieser Systeme lassen sich möglicherweise über analoge Telefonadapter (ATAs) an eine Cloud-PBX anschließen, die Kompatibilität sollte jedoch im Einzelfall überprüft werden. Für Alarmanlagen, Aufzüge, Notruftelefone und andere regulierte Geräte gelten unter Umständen spezifische technische, sicherheitsrelevante oder konformitätsbezogene Anforderungen. Ihr MSP sollte in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Anbietern die beste Vorgehensweise für jedes Gerät ermitteln.

Es ist anders "hier oben"

Die richtige Cloud-PBX, die vom richtigen MSP installiert und verwaltet wird, ist je nach Umfang und Komplexität der Bereitstellung innerhalb von ein bis zwei Tagen betriebsbereit. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Sie und Ihr Team dennoch eine gewisse Einarbeitungszeit durchlaufen müssen. 

Der Übergang muss nicht unbedingt steil verlaufen, aber der vernünftige Ansatz für das neue Ökosystem, das Sie aufbauen, besteht darin, sicherzustellen, dass alle bereit sind, auf Ihr Cloud-System umzusteigen. Geben Sie den Mitarbeitern eine Einweisung in die Funktionen, die sie am häufigsten nutzen werden, erklären Sie ihnen etwaige Änderungen an den täglichen Arbeitsabläufen und zeigen Sie ihnen eine klare Anlaufstelle, an die sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen.

Bei so vielen neuen Funktionen und Möglichkeiten zur Erledigung alltäglicher Aufgaben, darunter auch KI-Funktionen, kann das Ganze zunächst etwas überwältigend wirken. Am besten gehen Sie so vor, dass Sie sich begeistert für das System einsetzen und die Begeisterung Ihres Teams dafür wecken, welche Möglichkeiten die Cloud für jeden Einzelnen eröffnet. 

Mit der richtigen Telefonanlage, dem richtigen MSP und der richtigen Vorbereitung dürfte es nicht lange dauern, bis sich Ihre Mitarbeiter in der neuen Umgebung wohlfühlen.

Ein Spiel mit dem Feuer

Ihr Cloud-Telefonie-Anbieter sollte in den Bereichen Datenspeicherung, Verfügbarkeit und Sicherheit führend sein. Ihr System sollte in einer ausfallsicheren Infrastruktur gehostet werden, die so ausgelegt ist, dass der Betrieb auch bei Ausfall einzelner Komponenten weiterläuft.

Doch selbst bei diesem Schutzniveau müssen Sie wissen, wie Ihr Anbieter im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe vorgeht und welche Service Level Agreements (SLAs) er vereinbart hat.

Ihr Anbieter sichert Ihr System möglicherweise über mehrere Standorte hinweg ab, sodass Dienste auf eine alternative Umgebung umgeschaltet werden können, falls im primären Rechenzentrum ein Ausfall eintritt. Informieren Sie sich vor Beginn über Redundanz, Backups, geografisches Failover, Verfügbarkeitszusagen, Wiederherstellungsverfahren und darüber, wie schnell der Dienst wiederhergestellt werden kann.

Ihr Anbieter sichert Ihr System möglicherweise über mehrere Standorte hinweg ab, sodass Dienste auf eine alternative Umgebung umgeschaltet werden können, falls im primären Rechenzentrum ein Ausfall eintritt. Informieren Sie sich vor Beginn über Redundanz, Backups, geografisches Failover, Verfügbarkeitszusagen, Wiederherstellungsverfahren und darüber, wie schnell der Dienst wiederhergestellt werden kann.

Wählen Sie den richtigen MSP

Ein MSP und dessen Fachwissen sind für jede Cloud-PBX-Implementierung von entscheidender Bedeutung. Die besten Anbieter von Cloud-Telefonanlagen arbeiten eng mit vertrauenswürdigen Partnern zusammen, die ihre Plattformen verstehen und wissen, wie man sie für unterschiedliche Unternehmensumgebungen konfiguriert.

Ihr MSP sollte mehr tun, als nur das System zu installieren. Er sollte Ihr Netzwerk bewerten, Ihre Geräte überprüfen, Ihre Anrufabläufe planen, die Rufnummernportierung verwalten, das System vor der Inbetriebnahme testen, Ihre Mitarbeiter schulen und nach Abschluss der Migration fortlaufenden Support leisten.

Vodia arbeitet eng mit MSPs auf der ganzen Welt zusammen. Wir stellen ihnen nicht nur unsere Telefonanlage und unseren erstklassigen Support zur Verfügung, sondern bitten sie auch um Feedback dazu, wie wir unser Geschäftstelefonsystem weiter verbessern können.

Wir setzen uns in jeder Hinsicht für Innovation ein, und ein Großteil dieser Innovationen entsteht durch Anregungen unserer Partner. Diese Beziehungen bilden das Fundament unseres Unternehmens und helfen Unternehmen dabei, zuverlässige, flexible und zukunftsfähige Kommunikationsumgebungen aufzubauen, ohne dabei vermeidbare Fehler zu begehen.

Denken Sie darüber nach, auf die Cloud umzusteigen? Sind Sie bereits in der Cloud, suchen aber nach einem System, das Ihre Geschäftskommunikation noch weiter voranbringt? Kontaktieren Sie sales@vodia.com oder +49 (30) 55578749.