Die abrechnungsfähigen Minuten, die niemand sieht

Fragen Sie jemanden in einer Steuerkanzlei, wozu das Telefon da ist, und er wird Ihnen sagen, dass es die Hälfte der Arbeit ausmacht. Ein Mandant ruft wegen einer Frist an, wegen eines Schreibens vom Finanzamt oder wegen der Gehaltsabrechnung, die am Freitag verschickt werden muss. Jeder Anruf ist eine Beratung, und Beratung ist abrechnungsfähig.

Doch die Telefonanlage weiß nicht, wer anruft, und DATEV weiß nicht, dass überhaupt jemand angerufen hat. Daher beginnt das Gespräch mit „Einen Moment bitte“, während jemand nach dem Kunden sucht. Wenn das Gespräch beendet ist, hängt die Protokollierung davon ab, dass sich jemand daran erinnert und einen freien Moment findet, um die Minuten einzutragen. An einem geschäftigen Tag kommt beides nicht zustande. Über ein ganzes Büro und ein ganzes Jahr hinweg summieren sich diese verlorenen Minuten zu einer beträchtlichen Geldsumme.

DATEV hat die Empfangsseite bereits vor Jahren entwickelt. DATEV Telefonie Basis wandelt Anrufe in Datensätze zu einem Kundend um, die für die Zeiterfassung bereit sind. Was bisher noch fehlte, war eine Telefonanlage, die ordnungsgemäß mit ihr kommuniziert.

Die Telefonanlage, die direkt mit DATEV kommuniziert

Die meisten Telefonsysteme werden auf eine von zwei Arten mit DATEV verbunden. Einige nutzen einen TAPI-Treiber, der mit einem Softphone auf demselben PC verknüpft ist. Andere nutzen CTI-Middleware von Drittanbietern, was bedeutet, dass ein weiteres Produkt gekauft, lizenziert und gewartet werden muss. In beiden Fällen weiß die Integration nur das, was diese eine Software auf diesem einen Computer weiß. Wenn jemand einen Anruf auf dem Festnetztelefon, einem DECT-Mobilteil oder seinem Handy entgegennimmt, gelangt der Anruf nie in DATEV.

Vodia verfolgt einen anderen Ansatz. Der Vodia DATEV Host läuft auf jedem Arbeitsplatzrechner parallel zu DATEV und stellt über die DATEV-eigene Schnittstelle eine Verbindung zu DATEV Telefonie Basis her – ganz ohne TAPI-Treiber und ohne dazwischengeschaltete Middleware. Die Anrufe erhält er direkt von der Vodia-Telefonanlage selbst, sodass das verwendete Gerät keine Rolle spielt. Ob Festnetztelefon, DECT-Mobilteil, die Vodia-App für iOS oder Android, die Web-App oder die Windows-App: Jeder Anruf auf der Nebenstelle wird an DATEV weitergeleitet.

Alle DATEV-Anforderungen, nicht nur die obligatorischen

DATEV veröffentlicht genau, was es von einem Telefoniepartner erwartet. Es gibt eine kurze Liste mit Funktionen, über die jeder Partner verfügen muss – die „MUSTs“. Daneben gibt es eine längere Liste mit „SHOULDs“, also Funktionen, von denen DATEV weiß, dass sie für die Nutzer einen echten Unterschied machen, und die jeder Partner nach eigenem Ermessen anbieten kann. Viele Integrationen beschränken sich auf die „MUSTs“.

Vodia erfüllt alle Anforderungen auf beiden Listen.

Kontakte aus DATEV

• Importiert DATEV-Adressaten (MUST)
• Importiert DATEV-Institutionen, sodass auch Anrufe vom Finanzamt oder von einer Krankenkasse erkannt werden (MUST)
• Ermöglicht es Benutzern, die Kontakte aus DATEV jederzeit zu aktualisieren (MUST)
• Aktualisiert die Kontakte automatisch im Hintergrund (SHOULD)
• Ermöglicht es dem Nutzer, zu entscheiden, wie oft dies geschieht, oder die Funktion zu deaktivieren (SHOULD)
• Importiert jede Telefonnummer eines Kontakts, ohne Begrenzung der Anzahl (SHOULD)
• Anrufe aus DATEV

Klicken Sie im DATEV-Arbeitsplatz auf das grüne Telefon-Symbol. Der Anruf wird dann über die Vodia-Telefonanlage getätigt und im Anruffenster von Vodia angezeigt, wobei der DATEV-Kontakt bereits ausgewählt ist (MUST).

Anrufe zu DATEV

• Meldet jeden Anruf in Echtzeit an DATEV: Klingeln, angenommen, beendet oder verpasst (MUST)
• Versieht jeden Anruf mit dem DATEV-Klick „Daten an DATEV weitergeben“, sodass eine Person jeden Eintrag vor dem Versand bestätigen kann (SHOULD)
• Kann Anrufe auch automatisch senden, falls die Kanzlei dies bevorzugt (SHOULD)
• Kann die Übermittlung auf Anrufe mit DATEV-Kontakten beschränken (SHOULD)
• Kann die Übermittlung auf externe Anrufe beschränken, sodass Gespräche zwischen Kollegen nicht in die Mandantenakte gelangen (SHOULD)
• Sendet eine Notiz mit dem Anruf, die während des Gesprächs oder direkt danach eingegeben wird (SHOULD)
• Führt ein Protokoll über vergangene Anrufe, sodass ein Anruf, bei dem der falsche Mandant ausgewählt wurde, korrigiert und so oft wie nötig erneut an DATEV gesendet werden kann (SHOULD)

Wenn eine Nummer zu mehr als einem Kontakt gehört, beispielsweise bei einem Ehepaar, das gemeinsam eine Steuererklärung einreicht, oder bei einem Unternehmen und dessen Geschäftsführer, werden im Anruffenster alle Übereinstimmungen aufgelistet und die jeweilige Quelle angegeben. Mit einem Klick lässt sich der richtige Kontakt auswählen.

Kundendaten bleiben im Büro

Steuerberater unterliegen der beruflichen Schweigepflicht, und die Integration ist darauf ausgerichtet. Die Stammdaten von DATEV werden auf dem Arbeitsplatzrechner eingelesen, um einer Nummer einen Namen zuzuordnen, und niemals an die Telefonanlage gesendet. Das Anrufprotokoll und die Einstellungen verbleiben auf dem PC des Benutzers, und Passwörter werden mit Windows DPAPI verschlüsselt. Der einzige Datenverkehr, der den Computer verlässt, ist die verschlüsselte Verbindung zur Telefonanlage.

Entwickelt für Partner, die Steuerberater betreuen

Für unsere Partner in Deutschland ist DATEV das System, mit dem ihre Kunden den ganzen Tag arbeiten. Bislang bedeutete das Angebot einer Telefonanlage für eine Steuerberatungskanzlei entweder eine unzureichende DATEV-Integration oder die Einbindung von Middleware eines anderen Anbieters in jedes Angebot. Mit Vodia ist die DATEV-Integration Teil der Telefonanlage, deckt alle Anforderungen von DATEV ab und funktioniert mit jedem Telefon, das in der Kanzlei verwendet wird – sei es auf dem Schreibtisch oder in der Hosentasche.

Jeder Anruf wird der richtigen Kundendatei zugeordnet, und jede Minute wird in Rechnung gestellt.

Möchten Sie Vodia Ihren Kunden aus dem Steuer- und Buchhaltungsbereich anbieten? Kontaktieren Sie uns unter sales@vodia.com oder rufen Sie uns unter +49 (30) 55578749 an.