Ob privat oder beruflich, die digitale Kommunikation ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken, insbesondere wenn es um den Informationsfluss geht. Ob wir Freunden eine SMS schreiben, in sozialen Medien posten, online einkaufen, eine Reise buchen oder sogar eine Pizza bestellen - es gibt nur wenige Bereiche unseres Alltags, in denen die digitale Kommunikation keine Rolle spielt. Und auch im Bildungswesen ist ihre Verbreitung nicht zu leugnen. Voice over Internet Protocol (VoIP) macht all dies möglich.

In Schulumgebungen ist Google Classroom neben Tools wie IXL, iReady und anderen spezifischen Programmen für Fächer wie Mathematik, Lesen und Naturwissenschaften zum Standardprogramm für Schüler und Lehrer geworden. Außerhalb des Klassenzimmers hat die digitale Kommunikation die Art und Weise verändert, wie Schulen innerhalb ihrer Gebäude kommunizieren: Klingeltüren, Beleuchtung und HLK-Systeme werden über Telefonsysteme gesteuert; Lehrer und Verwalter nutzen auch die Vorteile von Cloud-Telefonsystemen, die BYOD ermöglichen - Anrufe an Eltern können von persönlichen Geräten aus getätigt werden, wobei die Hauptnummer der Schule auf dem Telefon der Eltern angezeigt wird und nicht die private Nummer des Schulleiters oder Lehrers. Schulen mit digitalen Kommunikations-Ökosystemen können auch den Komfort und die Schnelligkeit nutzen, die sie bieten, wenn es um Einverständniserklärungen, die Benachrichtigung der Eltern bei Krankheit ihres Kindes oder die Absage des Unterrichts geht. Und bei Notfällen...

Dr. Christian Stredicke, CEO von Vodia, weiß, wie Schulen mit digitaler Kommunikation effizient Notfallprotokolle umsetzen können. "Schulen haben bereits positive Erfahrungen mit VoIP-Telefonanlagen gemacht", sagt er, "aber es gibt viele Tools, die die digitale Kommunikation gerade in Notfällen verbessern können. Dank der Vorteile und der Sicherheit, die VoIP-Systeme im schulischen Umfeld bieten, gibt es immer noch Raum für Verbesserungen."

Mit analoger oder herkömmlicher Kommunikation kann viel wertvolle Zeit verloren gehen, bevor Informationen aus dem Büro Eltern, Lehrer und Schüler erreichen. VoIP-Systeme ermöglichen eine digitale Kommunikation, die den Schulen eine schnelle, flexible Alltagskommunikation mit umfassendem Schutz von Daten und Privatsphäre ermöglicht.

VoIP im Schulalltag

Vodia hat ein Toolkit für Schulen entwickelt, die "Schlaue-Schule"-Plattform, die VoIP für die digitale Kommunikation in Schulumgebungen einsetzt.

"Wer hat diese Art von Ereignissen in der Schule noch nicht erlebt?", fragt Dr. Stredicke. "Krankheit, Unterrichtsausfall oder andere Informationen müssen sofort an Eltern, Schüler oder Lehrer weitergegeben werden... bei den alten Systemen dauert es meist sehr lange, bis man jemanden erreicht."

Das gilt besonders in Notfällen, wo jede Sekunde zählt - die schnelle Weitergabe von Informationen ist entscheidend. Genau hier können VoIP-Systeme den größten Unterschied ausmachen: Mit digitaler Rufannahme oder automatisierter Verarbeitung durch Sprachnachrichten und KI können Informationen in Sekundenschnelle weitergeleitet, aufgezeichnet und dokumentiert werden.

Die Schlaue Schule in Deutschland

Mit der schlauen Schule hat Vodia sein VoIP-System in eine Schulkommunikationsplattform integriert, die den Schulen einen Digitalisierungsschub gibt. Die Schlaue-Schule wurde 2024 erstmals in Deutschland eingeführt.

Der EMEA-Hauptsitz von Vodia befindet sich in Berlin (der Hauptsitz des Unternehmens in den USA ist in Boston, MA), und das Unternehmen ist ein Branchenführer auf dem DACH-IT-Markt. 2019 hat Deutschland seinen "Digitalpakt für Schulen" verabschiedet, um die IT-Infrastruktur in den Schulen zu verbessern und Schüler und Lehrer für die digitale Welt fit zu machen. Bis heute hat Deutschland mehr als 3 Milliarden Euro in WLAN und Endgeräte in seinen Bildungseinrichtungen investiert (der Digitalpakt 2.0 soll noch in diesem Jahr umgesetzt werden). Der Digitalpakt für Schulen umfasst Strategien für Datenschutz, digitale Identitäten, reflektierte Mediennutzung und sichere Kommunikation. Die Schlaue-Schule-Lösung von Vodia erfüllt die Anforderungen des Digitalpakts und wird bereits in einer Reihe von deutschen Schulen eingesetzt.

Schlaue-Schule ist eine Cloud-Plattform, die es Schulen ermöglicht, Einverständniserklärungen, Benachrichtigungen und Krankmeldungen schnell und sicher mit Vorlagen und Sprachfunktionen aus der Vodia-Telefonanlage zu versenden. Diese Vorlagen und Sprachfunktionen ersetzen unsichere Kanäle wie E-Mail oder Messenger-Dienste; Lehrkräfte können so alle Kommunikationsprozesse jederzeit rechtssicher dokumentieren. Zu den Sprachkommunikationsfunktionen der Plattform gehören unter anderem die Integration von Microsoft Teams, die Steuerung von Schulklingeln und Durchsagen sowie die Rufnummernanzeige für Lehrer. Die Einsatzmöglichkeiten des Systems sind je nach Größe der Schule flexibel anpassbar.

"Wir haben unser VoIP-System in die Schlaue Schule implementiert", sagt Dr. Stredicke. "Neben vielen anderen Funktionen lässt es sich nahtlos in Schulverwaltungssysteme und digitale Klassenbücher integrieren." Vodia bietet den deutschen Schulen eine kostenlose Registrierung für das Schuljahr 2025-2026 an. Das Programm ist mit allen EU- und nationalen Vorschriften sowie der DSGVO konform.

Krisenmanagement in Echtzeit

Digitale Kommunikationssysteme sind die beste Lösung für Schulen in Notfallsituationen. Vodia hat eine Reihe von Schulen in den USA mit seinem Cloud-Telefonsystem ausgestattet - diese Schulen wollen das Beste für das Notfallmanagement.

"In Notfällen zählt jede Sekunde", sagt Dr. Stredicke. "Die Lehrer können über Notfalltasten im Klassenzimmer sofort einen Alarm auslösen. Die Vodia-Telefonanlage benachrichtigt dann automatisch die Schulleitung, den Rettungsdienst und die Polizei. Gleichzeitig werden die Lehrkräfte je nach Bedrohungslage per Lautsprecher oder per diskreter SMS gewarnt."

In Notfällen können herkömmliche Systeme nicht so schnell reagieren wie digitale Systeme. Mit dem Vodia-Telefonsystem können die Schulleiter eine erste Einschätzung vornehmen und sofort die gesamte Schule und die Notfalldienste alarmieren. Sobald die Bedrohung vorüber ist, können die Administratoren sofort die gesamte Schule sowie die Eltern und andere Betreuungspersonen informieren.

Datenschutz: das Problem mit E-Mail- und Messaging-Anwendungen

Nicht nur in Notfällen braucht eine Schule eine zuverlässige, robuste und sichere Kommunikationsinfrastruktur. Auch im täglichen Schulbetrieb hat die Nutzung von E-Mail und Messaging-Plattformen wie Messenger, Viber und WhatsApp erhebliche Nachteile. Dr. Stredicke hält das Versenden von Nachrichten über diese Kanäle für riskant.

"Viele Lehrer und Schüler schreiben schon seit einigen Jahren über Chatgruppen und E-Mail", sagt Dr. Stredicke. "Das geht schnell und neben Texten können auch Bilder und Dokumente mit einem Klick verschickt werden. Das ist aber nicht sicher und kann zu unstrukturierten Kommunikationsprozessen führen, die letztlich nicht eindeutig und rechtssicher dokumentiert werden können. Der Datenschutz ist bei diesen Anwendungen nicht gewährleistet, da diese Apps oft auf den persönlichen Geräten der Lehrkräfte und Administratoren eingerichtet werden."

Bei WhatsApp zum Beispiel werden alle Kontakte vom Smartphone des Nutzers an den Anbieter übermittelt. Bei sensiblen Themen wie Lernfortschritten, sozialen Problemen und anderen persönlichen Daten ist äußerste Vorsicht geboten; bei diesen Kanälen gibt es jedoch keine Garantie für den Schutz der Privatsphäre. Die Lösung?

"Verbindungsdaten dürfen die interne Plattform nicht verlassen. Mit der Schlauen Schule Plattform und der integrierten Vodia PBX können Lehrer die Dienste auf jedem Gerät nutzen, ohne sich einer rechtlichen Haftung auszusetzen." Die Vodia PBX schützt die Schulen auch vor Sicherheitslücken.

Digitale Kommunikation für alle

Schulen brauchen eine sichere und einfach zu bedienende Alternative für den digitalen Informationsaustausch, da die Schulgemeinschaft aus Kindern und Jugendlichen sowie Lehrern und Eltern besteht und letztere möglicherweise nicht mit Geräten und anderen digitalen Werkzeugen "aufgewachsen" sind. Für diese Nutzer erfordert die Modernisierung manchmal eine anfängliche Umstellung, aber in den meisten Fällen bringt dies schon kurzfristig eine erhebliche Erleichterung.

"Benutzerfreundliche Bedienung ist das A und O", sagt Dr. Stredicke. "Der Service erfordert keine lange Einarbeitungszeit. Unsere reduzierte Weboberfläche ist selbsterklärend und bringt sofortige Vorteile im Schulalltag. Darüber hinaus bieten wir ein umfangreiches Onboarding und einen kontinuierlichen erstklassigen Support."

Ein dynamisches Grundgerüst für die Schulleitung

Vodias Schlaue Schule ist auch die perfekte Wahl für Schulen, die ein VoIP-Kommunikationssystem in ihre Verwaltungssysteme integrieren möchten, einschließlich derjenigen, die bereits Microsoft Teams verwenden - die Integration ist einfach, schnell und stört den Betrieb nicht. Solange eine Schule über ein stabiles Netzwerk, eine Internetverbindung und ein professionelles IT-System verfügt, kann sie die funktionsreiche Vodia PBX vor Ort (lokal gehostet) oder in der Cloud einsetzen. Dies ist besonders vorteilhaft für Schulen, die noch komplexe, teure und wartungsintensive Analog- und Altsysteme nutzen.

"Dank der Migrationstools und der vorhandenen Telefone ist die Einrichtung schnell erledigt. Die Integration in Alarmsysteme, digitale Klassenbücher, Türen, HLK-Systemen, Beleuchtung, Single Sign-On und unseren KI-Lösungen sorgt für jederzeit reibungslose Prozesse."

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Vodia die Kommunikation an Ihrer Schule revolutionieren und sicherer machen kann, kontaktieren Sie uns bitte über sales@vodia.com oder rufen Sie +1 (617) 861-3490 (US), +61 2 7201 0788 (APAC), oder +49 30 555 78749 (Europa) an.

Über Vodia

Vodia Networks Inc., bietet B2B-Kommunikationslösungen für Unternehmen, Contact Center und Service Provider. Die PBX-Software bietet eine breite Palette von Business-Telefonie-Funktionen für On-Premise- und Cloud-Bereitstellungen unter Windows, Linux und Mac. Vodia ist vollständig SIP-kompatibel und lässt sich mit zahlreichen SIP-Geräten und Trunking-Anbietern für flexible Telefonie integrieren. Seine mandantenfähigen Plattformen unterstützen Tischtelefone, Softphones, APIs und CRM-Integrationen von Drittanbietern. Vodia bietet Partnern und Anwendern eine erstklassige Cloud-Telefonanlage und persönlichen Support, um den Erfolg zu sichern. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Boston, USA, und Berlin, Deutschland. Besuchen Sie Vodia auf LinkedIn und YouTube.