Effiziente, produktive und herzliche Interaktionen zwischen Hotelpersonal und Gästen erhöhen die Gästezufriedenheit und sorgen für zusätzliche Einnahmen für Hotels. Um den Umsatz zu steigern und die Markenbekanntheit und -reputation zu fördern, bietet Vodia eine funktionsreiche, robuste und sichere Kommunikationsplattform für Hotels, die in alle wichtigen PMS-Lösungen integriert werden kann.

Warum ist Kommunikation mit Gästen in Hotels wichtig?

Eine wirksame Kommunikation mit den Gästen ist entscheidend für die Zufriedenheit der Gäste, die rasche Bearbeitung von Anliegen und den Aufbau langfristiger Beziehungen. Sie hilft dabei, die Bedürfnisse der Gäste zu verstehen, personalisierte Dienstleistungen zu erbringen und wertvolles Feedback für die kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungen im Gastgewerbe zu erhalten.

Das eigene Telefon im Hotel nutzen

In den Jahrzehnten vor Smartphones und Anruf-Apps waren Hoteltelefone eine willkommene Einnahmequelle, wenn Gäste Anrufe tätigen oder entgegennehmen wollten. Heute ist trotz Smartphones und Anruf-Apps eine effektive Gästekommunikation in Hotels zwischen Gästen und Personal nach wie vor entscheidend. Sie spart sowohl den Gästen als auch dem Personal wertvolle Zeit und ist entscheidend für Dienstleistungen wie Check-out, Zimmerservice und die Planung von Zusatzleistungen.

Während einige Gäste gerne über Textnachrichten oder Webseiten mit dem Hotelpersonal interagieren, bevorzugen viele einen kurzen Anruf für ihre Gästeanfragen. Glücklicherweise bieten moderne Telefonie-Technologien mehrere Optionen zur Verbesserung der Sprachkommunikation in Hotels.

Kommunikationsgeräte im Zimmer

Traditionell wurden in Hotels nur Telefone in den Gästezimmern verwendet, und die Telefonhersteller boten Geräte an, die mit analogen Leitungen, einem kabelgebundenen Netzwerk oder sogar WLAN arbeiteten, um das Telefonsystem eines Hotels zu verbinden. Heute gibt es eine Vielzahl von analogen und digitalen Geräten, die speziell für das Gastgewerbe entwickelt wurden und die Gästekommunikation in Hotels verbessern können.

Wichtig ist die Zuverlässigkeit der Lösung. Während analoge Leitungen den Gästen „einfache“ Gastanrufe ermöglichen, sind diese Systeme in der Regel einfach zu installieren und robust genug, um recht lange zu halten. Mit VoIP-Hotel-Telefonen können die Gäste jedoch genauso einfach wie mit analogen Geräten telefonieren, ohne dass Telefonleitungen durch das Gebäude verlegt werden müssen.

Der größte Nachteil bei analogen Telefonen sind die Kosten: Es kostet einfach viel Geld, ein Gebäude zu verkabeln, die Geräte anzuschaffen und sie in Betrieb zu halten. Und je nach Gerät besteht auch das Risiko eines Diebstahls. Auch der Standort ist ein Nachteil, denn analoge Telefone sind nicht nur auf die Zimmer beschränkt, sondern auch auf bestimmte Orte in den Zimmern, in der Regel den Nachttisch oder einen Schreibtisch. Einige Hotels gehen dieses Problem an, indem sie zusätzliche Telefone in den Zimmern, auch in den Badezimmern, installieren. Auch wenn es den Anschein hat, dass ein schnurloses Gerät diese Situation lösen kann und den Gästen mehr Flexibilität bietet, können schnurlose Geräte am falschen Ort landen - zum Beispiel unter Wasser in einer Badewanne.

App-gestützte Kommunikationsmittel

Heutzutage gibt es anscheinend für alles eine mobile App. Viele Hotelgruppen bieten ihren Gästen Apps zum Einchecken, zur Bestellung von Speisen auf dem Zimmer oder sogar als Schlüssel an. Sobald die Gäste die App nutzen, ist sie auch eine perfekte Idee für die interne Kommunikation sowie ein großartiges Werkzeug für die Kommunikation mit Hotelgästen und Echtzeit-Ankündigungen.

Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile. Erstens gibt es in den Gästezimmern keine Geräte mehr, so dass sie nicht gekauft, gewartet und/oder ersetzt werden müssen. Zweitens: Da der Nutzer für seinen Aufenthalt in der App angemeldet ist, ist es einfach, den Nutzer und sein Zimmer zu identifizieren. Es gibt auch keine Standortbeschränkungen - die App kann außerhalb des Gästezimmers und sogar außerhalb des Hotels verwendet werden, was eine effektive Kommunikation zwischen dem Gast und dem Hotelpersonal ermöglicht.

Die meisten Anwendungen sind mehr oder weniger nur Webseiten. Dank WebRTC ist es einfach geworden, Audio- und Videoanrufe in Webseiten zu integrieren. Die meisten WebRTC-Anwendungen sind für Video konzipiert, und das richtige Management von Mikrofonen und Lautsprechern kann bei der Entwicklung von Apps eine Herausforderung darstellen. Das bedeutet, dass das einzige Problem, das Gäste mit einer Hotel-App haben könnten, darin besteht, dass sie versehentlich in die Freisprecheinrichtung rutschen: Wenn dies der einzige Nachteil bei der Nutzung dieser Apps ist, und noch dazu ein ziemlich geringer, dann macht es für Hotels Sinn, einfach mit Apps für Gäste zu beginnen.

Smartphone-gestützte Gästekommunikation in Hotels

Auch wenn Apps die Smartphone-Nutzung dominieren, sind Smartphones immer noch die beste Wahl für einfache Telefonate und spielen im Gastgewerbe eine entscheidende Rolle. Die meisten Smartphone-Nutzer haben eine Art Flatrate-Tarif und haben nichts dagegen, die Rezeption oder den Zimmerservice über eine herkömmliche Telefonnummer anzurufen. Dieser offene Kommunikationskanal verbessert das Gesamterlebnis des Gastes und trägt dem Wunsch der Gäste nach schnellen Interaktionen Rechnung. Vodia stellt Demo-Codes für die Integration von WebRTC in die App zur Verfügung, die eine einfache Integration mit der Vodia-PBX ermöglichen; die PBX wiederum ermöglicht es den Nutzern, einzelne Telefonnummern im Hotel anzurufen, um eine effektive Kommunikation mit den Gästen sicherzustellen.In vielen Fällen speichert das Property Management System (PMS) des Hotels die Handynummer des Gastes und in der Regel auch dessen Einverständnis zum Empfang von Anrufen und Textnachrichten. In diesem Fall kann das PMS dem Gast eine Einführungsnachricht mit wichtigen Informationen schicken, einschließlich wichtiger Hotelkontakte, die er während seines Aufenthalts im Hotel benötigen könnte. Das PMS sendet auch die Nummer des Gastes an die Telefonanlage, die diese Nummer automatisch als Durchwahlnummer für das Zimmer einrichtet. Wenn der Gast die Rezeption, eines der Restaurants oder das Spa kontaktieren möchte, muss er nur eine Nummer über die einleitende Textnachricht wählen, die das PMS beim Einchecken sendet.

Auch ohne diese Begrüßungstextnachricht und ein simples Telefonverzeichnis kann ein Barcode im Hotelverzeichnis Telefonnummern liefern - der Gast muss sie nur scannen und wählen. Wenn der Gast zum Beispiel die Rezeption anruft, gilt dieselbe Logik für die Nebenstelle des Gästezimmers: Wenn die Rezeption den Hörer abnimmt, wird die Anrufer-ID des Gastes angezeigt, als ob es sich um einen Anruf aus dem Hotel handeln würde, da die Telefonanlage die Anrufer-ID mit der Zimmernummer abgleicht. Das spart dem Personal Zeit bei der Identifizierung der Gäste, schützt die Privatsphäre, da die Nummer für denjenigen, der den Anruf entgegennimmt, nicht sichtbar ist, und fördert positive Erfahrungen.

Dies funktioniert auch, wenn die Gäste nicht im Haus sind, was die Zufriedenheit der Gäste erhöht und ihnen ein optimales Erlebnis verschafft. Wenn ein Gast zum Beispiel nicht im Gebäude ist und vom Hotel abgeholt werden muss, kann er einfach den Concierge anrufen, als ob der Anruf von seinem Zimmer aus getätigt würde.

Bei Anrufen des Personals an Gäste werden auch die Vorteile der PBX-Mobiltelefon Kopplung genutzt: Das Hotelpersonal kann den Gast auf seinem Smartphone anrufen, als ob es einen internen Anruf tätigen würde, aber die tatsächliche Telefonnummer des Gastes wird nicht angezeigt. Der Gast kann sich im Zimmer oder außerhalb des Hauses befinden und trotzdem diese Anrufe erhalten. Dieser Kommunikationskanal stellt sicher, dass die tatsächliche Telefonnummer des Gastes verborgen bleibt, um negative Bewertungen aufgrund von Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Eine effektive Gästekommunikation in Hotels über Smartphones spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung außergewöhnlicher Gästeerlebnisse und trägt durch die Förderung positiver Bewertungen und der Gästetreue bei.

Dieser Ansatz verbessert das Gesamterlebnis der Gäste, hinterlässt einen guten ersten Eindruck und schafft die Voraussetzungen für einen positiven Bewertungszyklus. Durch die genaue Beachtung der Gästebedürfnisse und die Nutzung künstlicher Intelligenz in den Gästeprofilen stellen Hotels eine offene Kommunikation sicher, die eine einladende Umgebung fördert und einen großen Unterschied im modernen Gastgewerbe ausmacht. Durch den Wegfall der Anschaffung und Wartung von Geräten auf dem Zimmer werden die Kosten gesenkt und gleichzeitig eine hervorragende Gesprächsqualität gewährleistet. Wenn der Gast auscheckt, benachrichtigt das PMS die Telefonanlage, um die Telefonkopplung aufzulösen, wodurch die betriebliche Effizienz aufrechterhalten und die Privatsphäre des Gastes geschützt wird.

Der richtige Mix aus Kommunikationsmethoden

Alle diese Methoden lassen sich für eine wirklich ausgefeilte, optimierte Hotelkommunikation kombinieren. Ein Hotel möchte vielleicht analoge Telefone in den Zimmern installieren und gleichzeitig den Gästen eine Rezeption zur Verfügung stellen, die sie von ihrem Smartphone aus anrufen können. In diesen Fällen kann das Hotel entscheiden, ob es die Smartphone-Nummer des Gastes bei einem Anruf auf dem Zimmer mit einbezieht oder nicht.

Die Hospitality-Lösung von Vodia ist nicht nur die beste Wahl für Hotels, sondern auch für alle Unternehmen, in denen Kunden ein- und auschecken oder innerbetriebliche Anrufe tätigen. Machen Sie den ersten Schritt zu mehr Umsatz und kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch mit unserem professionellen Serviceteam per E-Mail an sales@vodia.com, telefonisch unter +49 (30) 55578749 oder füllen Sie unser Kontaktformular aus. Sie werden so froh sein, dass Sie sich gemeldet haben...

Über Vodia

Vodia Networks Inc., ist ein bahnbrechender Anbieter von B2B-Kommunikationslösungen für Unternehmen, Contact Center und Service Provider. Die PBX-Software von Vodia bietet eine umfangreiche Suite von Business-Telefonie-Funktionen für On-Premise- und Cloud-basierte Systeme und funktioniert nahtlos auf Windows-, Linux- oder Mac-Plattformen. Die Vodia-Telefonanlage ist vollständig konform mit den SIP-Industriestandards und lässt sich mühelos in eine Vielzahl von SIP-basierten Geräten und Trunking-Anbietern integrieren, was die ultimative Freiheit in der Telefonie gewährleistet. Die mandantenfähigen Plattformen von Vodia sind mit einer noch nie dagewesenen Anzahl von Technologien kompatibel, darunter Tischtelefone, Softphones und APIs für eine Vielzahl von Software- und CRM-Systemen von Drittanbietern. Unser Ziel ist es, unseren Partnern und Endbenutzern die beste Cloud-Telefonanlage der Welt und einen persönlichen Support zu bieten, um ihren Erfolg jederzeit zu gewährleisten. Unser US-Hauptsitz befindet sich in Boston und unser europäischer Hauptsitz in Berlin; außerdem unterhalten wir Büros in Peking, Hongkong, Nikosia und Sydney.Besuchen Sie Vodia auf LinkedIn, Facebook und YouTube.