Spätestens seitdem das Homeoffice zu einem verbreiteten Arbeitsplatz für viele Beschäftigte im Büro geworden ist, stellt sich die Frage, wie die telefonische Erreichbarkeit von überall aus gesichert werden kann. Die meisten Unternehmen haben ihre Telefonanlage bereits auf Voice-over-IP umgestellt, und viele nutzen sie auch schon aus der Cloud. Allerdings bevorzugen die meisten Angestellten nach wie vor im Homeoffice ihren PC, um Anrufe entgegenzunehmen oder zu tätigen. An ihr Smartphone lassen sie dienstliche Telefongespräche nicht heran – das ist schließlich der privaten Kommunikation vorbehalten und die Privatnummer soll bitteschön auch privat bleiben. Sonst könnten Kunden noch auf die Idee kommen, nach Feierabend oder gar am Wochenende anzurufen. Wenn der Laptop zugeklappt ist, kann das zum Glück nicht passieren. Dabei wäre es eigentlich ganz komfortabel, wenn das Handy auch bei beruflichen Anrufen klingeln würde, schließlich nutzt man den Bildschirm ja fürs Arbeiten und nicht ausschließlich fürs Telefonieren – wer hat schon immer ein Auge auf das Softphone? Und den ganzen Tag unter dem Headset verbringen, ist auch kein Vergnügen. Das Handy der allermeisten Benutzer:innen gibt es locker her, und dank WLAN und Daten-Flatrate entstehen auch keine zusätzlichen Kosten. Hinzu kommt, dass die Sprachqualität der Mobiltelefone inzwischen sehr gut ist, vor allem wenn ein Bluetooth-Headset verwendet wird.
Die App fürs Smartphone trennt Berufliches von Privatem
Hier kommt die Vodia App, verfügbar für Android und iOS, ins Spiel. Sie trennt private und dienstliche Gespräche fein säuberlich. Die App verbindet sich ganz einfach mit der Telefonanlage im Büro: Über einen QR-Code, der in der App eingescannt wird, werden sämtliche persönliche Einstellungen der PBX übernommen, und schon kann telefoniert werden, ganz so wie über das Tischtelefon im Büro oder das Softphone auf dem PC. Natürlich mit der Bürotelefonnummer, die auch bei ausgehenden Anrufen auf dem Display der Angerufenen erscheint – die Privatnummer bleibt privat.
Wichtig für die Benutzerakzeptanz ist, dass die Telefonanlage nur zu den Arbeitszeiten die App anruft. Wenn Mitarbeiter schon ihr Privathandy hergeben, sollen sie zumindest nicht nach Feierabend mit dienstlichen Belangen gestört werden. Die Arbeitszeiten können für die gesamte Firma oder auch speziell für einzelne Mitarbeiter in der PBX eingestellt werden.
Die Vodia Smartphone-App – eine vielseitige Schaltzentrale
Mit der Smartphone-App kann man allerdings nicht nur telefonieren, sondern auch andere wichtige Dinge erledigen: So zeigt sie beispielsweise an, welche Kolleginnen oder Kollegen momentan anwesend oder im Gespräch sind, ob Sprachnachrichten in der Mailbox sind oder auch die Anrufhistorie. Darüber hinaus lässt sich ganz einfach festlegen, welche Endgeräte bei Anruf klingeln sollen oder ob man für eine bestimmte Zeit – zum Beispiel während eines Meetings – nicht gestört werden möchte und an wen Anrufe weitergeleitet werden sollen. Außerdem lassen sich über die App SMS oder auch MMS versenden (wenn der SIP-Provider das unterstützt). Last but not least bietet die App direkten Zugriff auf das Telefonbuch der Vodia PBX – ob die App zudem auf die privaten Kontakte zugreifen darf, liegt im Ermessen der Anwender:innen. Die App kann parallel zum VoIP-Telefon verwendet werden, eingehende Gespräche können dann dort angenommen werden, wo es am besten passt.
Vodia PBX – all inclusiveAnders als bei anderen Anbietern ist bei Vodia die Nutzung der Smartphone-App im Preis inbegriffen. Das heißt, dass Unternehmen keine finanziellen Zusatzverpflichtungen eingehen, wenn ihre Angestellten die Smartphone-App einsetzen wollen – was insbesondere größere Unternehmen vor einer App-Nutzung abschrecken könnte.
