Es ist vielleicht zwei Jahrzehnte her, dass das Faxgerät in den Büros der Welt seinen festen Platz hatte. Es war ein fleißiger kleiner Roboter, eine Art Kreuzung zwischen R2D2 und einem Brotkasten, der den ganzen Tag und in manchen Fällen sogar die ganze Nacht hindurch Dokumente sendete und empfing. Für viele von uns war es ein befriedigendes Gefühl, das Fax oben in das Gerät einzulegen, zuzusehen, wie es in den Einzug gleitet, zu hören, wie es die Nummer wählt, und dann... Erfolg, das rhythmische Läuten, wenn es eine Verbindung herstellt und das Dokument an verschiedene Orte schickt. 

Die Ankunft des digitalen Faxes

Die E-Mail verdrängte bald das Fax als die beste Art, Dokumente zu versenden, und Faxgeräte fanden sich bald verlassen und einsam in Vorratsschränken und Pausenräumen wieder... Das wahre Totengeläut für diese armen "kleinen Maschinen, die etwas konnten", war die Ankunft der digitalen Faxe, die über das Internet gesendet und empfangen wurden. Wir brauchten kein Papier mehr. Im Jahr 2022 kündigte Vodia an, dass ein- und ausgehende Faxe mit der damals neuesten Version unserer Telefonanlage, der Version 67.1, verfügbar seien. Das rhythmische Läuten der Verbindung verblasste in der Erinnerung. Für die meisten von uns, aber nicht für alle. Und warum?

HIPAA

Auch heute noch gibt es Branchen, die ein Fax benötigen, insbesondere das Gesundheitswesen. Der Grund dafür ist der HIPAA, der Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996, eine Datenschutzvorschrift für Patienten und Anbieter:

"Die Standards der Privacy Rule betreffen die Verwendung und Weitergabe von Gesundheitsdaten von Einzelpersonen - so genannte "geschützte Gesundheitsdaten" - durch Organisationen, die der Privacy Rule unterliegen - so genannte "abgedeckte Einrichtungen" - sowie Standards für die Datenschutzrechte von Einzelpersonen, damit diese verstehen und kontrollieren können, wie ihre Gesundheitsdaten verwendet werden. Ein Hauptziel der Privacy Rule ist es, sicherzustellen, dass die Gesundheitsdaten von Einzelpersonen angemessen geschützt werden, während gleichzeitig der Fluss von Gesundheitsdaten ermöglicht wird, der für die Bereitstellung und Förderung einer qualitativ hochwertigen Gesundheitsversorgung und den Schutz der Gesundheit und des Wohlergehens der Öffentlichkeit erforderlich ist. 

Nach dem HIPAA ist der Austausch von Dokumenten und Unterlagen zwischen zwei oder mehreren Gesundheitsdienstleistern per Fax zulässig, insbesondere zwischen Fachärzten, so dass die meisten Arztpraxen und anderen medizinischen Dienstleister nach wie vor auf das Fax setzen.

Jenseits des Gesundheitswesens

Auch im Finanz-, Rechts- und Immobilienwesen ist das Fax nach wie vor eine wichtige Form der Dokumentenübermittlung, vor allem, wenn ein Dokument, z. B. ein Vertrag oder eine andere juristische Dokumentation, Unterschriften erfordert. Und viele Unternehmen in Asien nutzen immer noch das Fax, mehr als ihre westlichen Pendants. 

Warum Fax?

Das Fax hat nach wie vor einige Vorteile gegenüber der E-Mail, insbesondere in Fällen, in denen die Rechtsgültigkeit von Dokumenten erforderlich ist. Faxe sind in Gerichtsverfahren oft ein zuverlässigeres Beweismittel als E-Mails und Texte (Richter und Anwälte halten sie oft für robuster und vertrauenswürdiger). Außerdem ermöglichen sie eine Übermittlung in Echtzeit mit Zeitstempel und eine physische Aufbewahrung der Unterlagen. 

Bestätigung

Die Bestätigungsberichte, die nach dem Versand eines Faxes ausgedruckt werden, machen Faxe konkreter als E-Mails und Texte und damit in manchen Fällen nützlicher als eine E-Mail-Kette. Bestätigungsberichte sind ein überprüfbarer Nachweis für den Empfang von Dokumenten - sie sind eine rechtliche Bestätigung und eine formale Aufzeichnung einer Übertragung. Die Bestätigungsberichte enthalten wichtige Informationen wie Absender- und Empfängernummern sowie die genaue Uhrzeit und das Datum der Übertragung.  

Sicherheit

Digitale Faxe werden über das Internet und nicht über herkömmliche Telefonleitungen versandt, was im Vergleich zu Faxgeräten eine bessere Erreichbarkeit und Geschwindigkeit ermöglicht. Obwohl das digitale Fax nicht so sicher ist wie das analoge, ist das Risiko des Hackens und der Manipulation immer noch weitaus geringer als bei jeder anderen Art der digitalen Übertragung von Dokumenten.

Die digitale Faxlösung von Vodia

Das Versenden von Faxen mit der Vodia-Telefonanlage ist schnell und einfach: Der Benutzer kann ein PDF per Drag & Drop verschieben, die Faxnummer in das Dialogfeld eingeben und - voilà! Schon ist das Fax auf dem Weg. Sie können auch eine Vorschau der Seiten und der Kopfzeile sehen. Wenn das Fax versendet wurde, wird der Fortschritt in Prozent angezeigt. Eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des Faxes ist sofort verfügbar, sobald das Fax eingegangen ist. 

Die Vodia-Telefonanlage unterstützt das Senden und Empfangen von Faxen auf zwei Arten: im Pass-Through-Modus und als Fax-Endpunkt. Die Dokumentation ist hier verfügbar. 

Ihre erste Wahl für Fax - und alles andere für unvergleichliche Geschäftskommunikation

Fax ist nur ein Teil der immensen Funktionsvielfalt der Vodia-PBX. Unser unermüdliches Engagement für Innovation hat uns zum führenden Business-Kommunikationssystem der Branche gemacht: Die Vodia-Telefonanlage bietet Unternehmen jeder Größe alles, was sie brauchen, um ein robustes, skalierbares und sicheres Ökosystem aufzubauen und aufrechtzuerhalten, das sie für die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Vorschriften, eine tadellose Kundenbetreuung und messbares Wachstum benötigen. Kontaktieren Sie uns über sales@vodia.com oder rufen die +1 (617) 861-3490 (US), +61 2 7201 0788 (APAC), or +49 30 555 78749 (Europa) an.