Die Vodia-Telefonanlage bietet Konzernen und KMUs die umfassendste Suite von Business-Telefoniefunktionen für On-Prem- und Cloud-Telefoniesysteme und -dienste. Vodia bietet Unternehmen mehr Funktionen als jedes andere Telefonsystem, einschließlich Audiokonferenzräumen, automatischen Vermittlungsdiensten, Voicemails, Durchsagen, Anrufweiterleitung und Rufgruppen.  

Was ist eine Rufgruppe?

Eine Rufgruppe ist eine Funktion in geschäftlichen Telefonsystemen, die eingehende Anrufe auf der Grundlage einer gewählten Anrufstrategie an eine vordefinierte Gruppe von Nebenstellen weiterleitet. Die Klingel-Strategien können variieren: Alle Telefone in der Gruppe können gleichzeitig klingeln, oder das System kann jedes Telefon in einer bestimmten Reihenfolge klingeln lassen (sequentiell, auch bekannt als Round Robin), bis es die nächste verfügbare Person erreicht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Anrufe schnell und effizient von einem verfügbaren Teammitglied entgegengenommen werden, was ideal für Support-Teams oder Abteilungen mit geringerem Anrufaufkommen ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rufgruppe und einer Warteschlange?

In einer Rufgruppe werden die Anrufer sofort weitergeleitet und nicht in eine Warteschlange eingereiht. Dies macht sie zu einer idealen Lösung für die Steuerung von Abteilungen mit geringem Anrufaufkommen, da sie minimale Wartezeiten gewährleistet und gleichzeitig die Erreichbarkeit und Flexibilität für die effiziente Bearbeitung eingehender Anrufe verbessert.

Stufen einer Rufgruppe

Bei einer Rufgruppe werden die Anrufe stufenweise verteilt, wobei jede Stufe in der Regel eine Reihe von Nebenstellen umfasst. In der ersten Stufe geht der Anruf in das System ein (wenn die Klingel läutet). In der nächsten Stufe hört die Telefonanlage auf, nicht vorhandene Nebenstellen anzurufen, und fügt neue Nebenstellen hinzu - auf diese Weise wird der Anruf eskaliert, um weitere Rufgruppen-Mitglieder zu erreichen, bis der Anruf angenommen wird. Bleibt der Anruf unbeantwortet, ist die letzte Stufe entweder die automatische Vermittlung oder eine Mailbox oder, falls gewünscht, eine interne oder externe Rufnummer.

Die Rufgruppen-Durchwahlnummern sind in den oben genannten Stufen angeordnet, wobei jede Stufe so konfiguriert ist, dass sie eine bestimmte Zeit lang signalisiert, bevor sie zur nächsten Stufe übergeht. Sie können die Anzahl der Sekunden einstellen, für die jede Stufe klingelt. In vielen Unternehmen wird eine Rufgruppe als Hauptnummer des Büros verwendet, wobei Empfangsmitarbeiter, Verwaltungsangestellte usw. auf verschiedenen Stufen angerufen werden. Jede Vodia-Rufgruppe unterstützt insgesamt vier Stufen, drei Eskalationsstufen und die letzte Stufe.

Verbessern der Sprachkommunikation mit VoIP-Rufgruppen

Wie können Vodia Rufgruppen die telefonische Kommunikation in Ihrem Unternehmen noch verbessern?

• Anklopfen bei Nebenstellen: Die Rufgruppe kann Mitglieder, die sich bereits in einem Gespräch befinden, übergehen.
• CRM-Konto: Bei der CRM-Integration ordnet das System einen Anruf an eine Rufgruppe einem Konto im CRM des Unternehmens zu - kein Agent nimmt den Anruf entgegen (z. B. im Falle eines verpassten Anrufs).
• Täglicher CDR-Bericht: Unsere Telefonanlage bietet Ihnen tägliche, wöchentliche, monatliche und vierteljährliche E-Mail-Berichte - je nachdem, was Sie bevorzugen - über die Aktivität einer bestimmten Rufgruppe. Weitere Informationen zu diesen Berichten finden Sie in unserer Dokumentation über Anrufberichte.
• E-Mails bei verpassten Anrufen: Die Vodia-Telefonanlage sendet E-Mails an angegebene E-Mail-Adressen, wenn Anrufe verpasst werden.
• Wartemusik: Sie können für jede Rufgruppe eine Wartemusik auswählen.
• Eingehende Anrufe ankündigen: Die Vodia PBX kann den Anruf in einer Durchsagegruppe ankündigen, wenn der Anruf in die Rufgruppe eintritt.
• Eingehende Anrufe in Rufgruppen aufzeichnen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, zeichnet die Vodia PBX alle Anrufe auf, die in der Rufgruppe eingehen.
• Klingelmelodie: Sie können für jede Rufgruppe eine andere Melodie konfigurieren (sofern die Interoperabilität der Telefone dies zulässt), so dass Ihr Team leichter erkennen kann, welche Rufgruppe anruft. Um benutzerdefinierte Klingeltöne zu verwenden, lesen Sie bitte unsere Dokumentation zu benutzerdefinierten Klingeltönen.
• Quelle für Rückrufe: Das System verwendet standardmäßig die Rückrufnummer, um anzuzeigen, dass die Gruppe versucht, einen Agenten zu erreichen.

Dies ist nur eine kurze Auflistung dessen, was die Rufgruppen-Funktion der Vodia-Telefonanlage zu Ihrer Sprachkommunikation beitragen kann. Wenn Sie ein Vodia-Benutzer sind und Rufgruppen hinzufügen und konfigurieren möchten, lesen Sie unsere umfassende Dokumentation. Wenn Sie kein Vodia-Benutzer sind, sollten Sie es werden - setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir erklären Ihnen, warum: sales@vodia.com oder +49 (30) 55578749.

Über Vodia

Vodia Networks Inc.,  ist ein bahnbrechender Anbieter von B2B-Cloud-Kommunikationslösungen für Unternehmen, Contact Center und Service Provider. Die PBX-Software von Vodia bietet eine umfangreiche Suite von Business-Telefonie-Funktionen für On-Premise- und Cloud-basierte Systeme und funktioniert nahtlos auf Windows-, Linux- oder Mac-Plattformen. Die Vodia-Telefonanlage ist vollständig konform mit den SIP-Industriestandards und lässt sich mühelos in eine Vielzahl von SIP-basierten Geräten und Trunking-Anbietern integrieren, was die ultimative Freiheit in der Telefonie gewährleistet. Die mandantenfähigen Plattformen von Vodia sind mit einer noch nie dagewesenen Anzahl von Technologien kompatibel, darunter Tischtelefone, Softphones und APIs für eine Vielzahl von Software- und CRM-Systemen von Drittanbietern. Unser Ziel ist es, unseren Partnern und Endbenutzern die beste Cloud-Telefonanlage der Welt und einen persönlichen Support zu bieten, um ihren Erfolg auf Schritt und Tritt zu gewährleisten. Unser US Hauptsitz ist in Boston und unser Europäischer Hauptsitz in Berlin; Außerdem unterhalten wir Büros in Peking, Hongkong, Nikosia (Zypern) und Sydney, Australien. Besuchen Sie Vodia auf LinkedIn, Facebook und YouTube.