Ein gängiges Merkmal von Telefonanlagen für Hotels ist die Funktion „Nicht stören“ (DND). Die Gäste können eine Markierung setzen, die dem Hotelpersonal mitteilt, dass sie nicht gestört werden möchten und dass alle Anrufe an die Mailbox weitergeleitet werden sollen. Zum Beispiel könnte ein Gast nach einem langen Interkontinentalflug nach dem Einchecken etwas schlafen wollen und möchte lieber nicht von der Rezeption kontaktiert werden.

In vielen Hotelzimmern gibt es eine Taste neben der Tür, und es ist auch üblich, eine DND-Taste am Telefon im Zimmer zu haben. Mit einem Property Management System (PMS) können diese Tasten für eine nahtlose Funktionalität synchronisiert werden, obwohl einige Hotels es vorziehen, sie getrennt zu halten.

Es gibt jedoch ein paar Fallstricke bei DND in Hotelumgebungen. Ein häufiges Problem besteht darin, dass die Gäste die DND-Taste zwar aktivieren, sie dann aber nicht mehr ausschalten können. In solchen Fällen muss der Hotelbetreiber den Status manuell überschreiben, um ihn zu deaktivieren. Ähnlich verhält es sich, wenn die Gäste nicht wissen, wie sie DND aktivieren können, und den Betreiber anrufen, um die Aktivierung zu verlangen. In diesem Fall kann der Betreiber das User Front End verwenden und den DND-Status für den Gast einstellen. Wenn die Benutzerschnittstelle nicht verfügbar ist, kann der Betreiber einen Tastencode verwenden, um DND für den Gast zu steuern.

Eine weitere Herausforderung ist die Unmöglichkeit, einen Gast zurückzurufen, wenn DND eingestellt ist. Bestellt beispielsweise ein hungriger Gast mit Jetlag den Zimmerservice, aber die Küche hat noch eine Frage zur Bestellung, so ist der Gast aufgrund der DND-Einstellung nicht zu erreichen. Die Vodia-Telefonanlage löst dieses Problem, indem sie eine Überbrückungsfunktion bereitstellt, wenn der Anruf in der Mailbox des Gastes landet: Die anrufende Nebenstelle hat die Berechtigung, den Status des Gasttelefons zu verwalten, d. h., wenn der Anruf in der Mailbox landet, kann der Anrufer eine DTMF-Taste (Dual-Tone Multi-Frequency) verwenden, um den Gast zu erreichen. DTMF-Tasten sind die Töne, die man hört, wenn man Tasten auf einem Telefon drückt, und sie senden Signale, um bestimmte Aktionen auszuführen, wie in diesem Beispiel das Aufheben der Voicemail. Auf diese Weise können bestimmte Nebenstellen den Gast „stören“, obwohl dies durch eine zusätzliche Eingabe bestätigt werden muss, um versehentliche Störungen zu vermeiden.

Für VIP-Gäste, die keine Anrufe entgegennehmen möchten, können alle Anrufe an einen Assistenten weitergeleitet werden, der sich ebenfalls im Hotel aufhält. Der Assistent kann diese Anrufe prüfen und sie gegebenenfalls an den VIP-Gast weiterleiten. Diese Funktion ähnelt einer normalen Büroeinrichtung für Manager und ihre Assistenten; die Einrichtung muss vom Hotelpersonal vorgenommen werden, so dass normale Gäste keinen Zugang zu dieser Funktion haben.

Einige Hotels verhindern unerwünschte Unterbrechungen, indem sie Anrufe von einem Gästezimmer zum anderen beschränken. Für Hotels, die VIPs beherbergen, ist es wichtig zu vermeiden, dass andere Gäste die VIPs direkt anrufen können, insbesondere wenn die Telefonnummer eines Zimmers leicht zu erraten ist. Diese Einschränkung kann jedoch für Familien oder Gruppen, die sich im Hotel aufhalten und zwischen den Zimmern kommunizieren müssen, zu einer Belastung werden. Um dieses Problem zu lösen, prüft die Vodia-Telefonanlage bei restriktiven Richtlinien, ob die Zimmer die gleiche Abteilung für ihre Konten haben. Wenn Familien oder Gruppen einchecken, kann das PMS ihnen dieselbe Abteilung zuweisen (z. B. den Familiennamen oder ein zufälliges Token), so dass Anrufe zwischen Familienmitgliedern oder Gruppenmitgliedern möglich sind. Das DND-Flag wird bei diesen internen Anrufen weiterhin geprüft. Wenn Gäste auschecken, werden DND und die Regeln, die Anrufe ermöglichen, zurückgesetzt, so dass beim Einchecken des nächsten Gastes neue DND-Regeln festgelegt werden können.

Die Vodia PBX ist die robusteste, sicherste und funktionsreichste Cloud-Telefonanlage auf dem Markt und die Kommunikationslösung für einige der besten Hotels der Welt. Neben DND bieten wir Hotels Voicemail, Anrufwarteschlangen, Notrufmeldungen und jede andere Funktion, die ein Hotel benötigt.

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Über Vodia

Vodia Networks Inc., ist ein bahnbrechender Anbieter von B2B-Kommunikations- lösungen für Unternehmen, Contact Center und Service Provider. Die PBX-Software von Vodia bietet eine umfangreiche Suite von Business-Telefonie-Funktionen für On-Premise- und Cloud-basierte Systeme und funktioniert nahtlos auf Windows-, Linux- oder Mac-Plattformen. Die Vodia-Telefonanlage ist vollständig konform mit den SIP-Industriestandards und lässt sich mühelos in eine Vielzahl von SIP-basierten Geräten und Trunking-Anbietern integrieren, was die ultimative Freiheit in der Telefonie gewährleistet. Die mandantenfähigen Plattformen von Vodia sind mit einer noch nie dagewesenen Anzahl von Technologien kompatibel, darunter Tischtelefone, Softphones und APIs für eine Vielzahl von Software- und CRM-Systemen von Drittanbietern. Unser Ziel ist es, unseren Partnern und Endbenutzern die beste Cloud-Telefonanlage der Welt und einen persönlichen Support zu bieten, um ihren Erfolg jederzeit zu gewährleisten. Unser US-Hauptsitz befindet sich in Boston und unser europäischer Hauptsitz in Berlin; außerdem unterhalten wir Büros in Peking, Hongkong, Nikosia und Sydney.Besuchen Sie Vodia auf LinkedIn, Facebook und YouTube.